AUDIT SISETM INFORMASI: chapter 03 Standar isaca

Nama     :M MAULANA YUSUF

Npm      :195120018

Prodi     :Teknologi Informasi

Mk        :Audit sistem informasi

Materi    : CHAPTER III-penelusuran history IT perusahaan

           

 

  PT Gudang Garam Tbk

SEKILAS SEJARAH GUDANG GARAM

Gudang Garam didirikan oleh Surya Wonowidjojo di Kediri, Jawa Timur pada tahun 1958. Tahun 1971 Bentuk badan hukum Gudang Garam diubah menjadi Perseroan Terbatas. Gudang Garam adalah produsen rokok kretek terkemuka yang identik dengan Indonesia yang merupakan salah satu sentra utama perdagangan rempah di dunia.

 

Dengan total penduduk sekitar 250 juta jiwa, Indonesia merupakan pasar konsumen yang besar dan beragam dengan persentase perokok dewasa yang signifikan, diperkirakan 68% laki-laki dewasa di Indonesia adalah perokok.

 

Berdasarkan riset pasar Nielsen, pada akhir tahun 2015 Gudang Garam memiliki pangsa pasar rokok dalam negeri sekitar 21,5% dengan produk-produk yang sudah dikenal luas oleh masyarakat di seluruh Nusantara.

 

Tahun 1990 Perseroan dengan sukses mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya (BEI) dengan kode GGRM diperdagangkan pada kisaran harga Rp 39.500 hingga Rp 64.000 per lembar saham sepanjang tahun 2015.

 

Gudang Garam menyediakan lapangan kerja bagi sekitar 36.900 orang yang terlibat dalam produksi rokok, pemasaran dan distribusi di akhir tahun 2015. Perusahaan juga memilliki67 kantor perwakilan daerah dengan 282 titik distribusi di seluruh Indonesia dan armada penjualan lebih dari 7.000 kendaraan, termasuk sepeda motor untuk melayani pasar.

 

Gudang Garam memiliki fasilitas produksi rokok kretek di dua lokasi. Pertama, di kota Kediri, dengan jumlah penduduk 249 ribu jiwa yang merupakan pusat perdagangan regional sekaligus lokasi kantor pusat Perseroan. Fasilitas produksi kedua berlokasi di Gempol, Jawa Timur yang berjarak 50 kilometer dari Surabaya. Dari kedua fasilitas produksi ini Perseroan mampu memenuhi permintaan produk rokok yang ada.

 

VISI DAN MISI

 

VISI

Menjadikan perusahaan besar yang terpandang menguntungkan dan memiliki peran dominan dalam industri rokok demostik. Visi perusahaan Gudang Garam telah sesuai dengan beberapa persyaratan yang hendak dipenuhi oleh suatu pernyataan visi yaitu:

1. Berorientasi kedepan: PT Gudang Garam telah mencapai visinya pada saat ini karena PT Gudang Garam telah banyak dikenal masyarakat dan menjadi produk unggulan dalam masyarakat.

2. Mengekspresikan Kreativitas: Gudang Garam telah banyak meluncurkan produk-produk baru yang lebih kreatif dan tetap terjamin mutunya.

3. Berdasarkan pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat: Gudang Garam telah memberikan banyak sumbangsi dalam berbagai acara,serta memberikan beasiswa pada anak-anak yang kurang mampu tapi berprestasi.

MISI

Menyediakan produk-produk inovatif bermutu tinggi yang memenuhi,bahkan melebihi harapan konsumen sekaligus memberikan manfaat bagi semua Stakeholder. Misi yang dibuat oleh PT. Gudang Garam yang telah sesuai dengan yang telah diharapkan karena gudang garam selalu membuat trobosan produk baru yang kreatif dan mudah dijangkau untuk semua kalangan masyarakat, sehingga produk baru yang dikeluarkan telah cukup dikenal dan diminati oleh para masyarakat.

Tujuan

1. Menjadi perusahaan rokok termuka di indonesia bahkan di dunia.

2. Menjadi perusahaan yang masuk skala internasional.

3. Memberikan kualitas yang terbaik untuk konsumen.

4. Menjadi pusat rokok nomor 1 di Indonesia.

 

Struktur Organisasi PT. Gudang Garam Tbk

1.      Dewan Direksi

Dewan  Direksi  berhak  memeriksa  operasi manajemen,  operasi pembukuan, dokumen  dan  asset  perusahaan  serta  berhak  meminta segala informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

2.      Internal Audit

Internal Audit merupakan pengawas keuangan perusahaan. Internal audit bertugas   melakukan   pemeriksaan   dan   mengaudit   laporan keuangan  sehingga  dapat menghasilkan  laporan  yang  wajar  sehingga dipertanggungjawabkan kepada stakeholder.

3.      Sekretariat Perusahaan

Memiliki  tugas  untuk  mengatur  segala  aktivitas  masing-masing unit     bagian dan     mengurusi     administrasi     perusahaan,     serta mengkoordinir   dan mengawasi   pelaksanaan   kebijakan   pokok   dari dewan direksi.

4.      Direktorat SDM dan Pelayanan Umum

Direktorat  SDM  dan  Pelayanan  Umum  membawahi  empat  divisi, yaitu :

    a.   Divisi  SDM,  mempunyai  tugas  dalam  hal  peningkatan  kualitas karyawan   melalui   pembelian   program diklat,   pendidikan   dan pelatihan.

    b.    Divisi   Pelayanan   Umum,   mempunyai   tugas   untuk   menangani masalah   yang   berhubungan  dengan  rumah tangga  perusahaan, seperti  office boy, dan belanja rumah tangga perusahaan.

      c.    Divisi   Transportasi,   mempunyai   tugas   untuk   mengelola   dan merawat  alat  transportasi  milik  perusahaan  seperti  truk,  mobil, helikopter, dan transportasi lainnya.

      d.      Divisi  Teknik  Umum,  mempunyai  tugas  mengatur  dan  mengelola mesin-mesin  umum  yang  digunakan  di perusahaan  seperti  AC, pembangkit listrik dan air, diesel dan sebagainya.

5.      Direktorat Pengolahan

Direktorat Pengolahan membawahi empat divisi yaitu :

      a.    Divisi  Pengolahan  Tembakau,  mempunyai  tugas untuk  mengolah tembakau  sehingga  dapat  menjadi  bahan  baku  yang  siap  pakai dalam produksi rokok. 

     b.  Divisi  Pengolahan  Cengkeh,  mempunyai  tugas  untuk  mengolah cengkeh sehingga dapat menjadi bahan baku yang siap pakai dalam produksi rokok.

      c.     Divisi  Pengolahan  Saos,  mempunyai  tugas  untuk  mengelola  saos sehingga   dapat   menjadi   bahan   baku  yang   siap   pakai   dalam produksi rokok.

     d.  Divisi  Teknik  Pengolahan,  mempunyai  tanggung jawab  dalam  hal mesin-mesin   yang   digunakan   dalam   proses   pengolahan   bahan baku.

6.      Direktorat Sigaret Kretek Tangan (SKT)

            Direktorat  Sigaret  Kretek  Tangan  (SKT) membawahi  satu  divisi yaitu   divisi   sigaret   kretek  tangan.Divisi   ini   bertanggungjawab terhadap  segala sesuatu  yang  berhubungan  dengan  SKT,  baik  dalam hal produksi, tenaga kerja, maupun alat-alat bantu yang digunakan.

7.      Direktorat Sigaret Kretek Mesin (SKM)

Direktorat Sigaret Kretek Mesin membawahi dua divisi yaitu:

     a.       Divisi  Sigaret  Kretek  Mesin,  mempunyai  tanggung  jawab  dalam hal menangani segala hal yang berhubungan dengan SKM, meliputi administrasi, jam kerja karyawan bagian SKM, dan sebagainya.

      b.      Divisi   Teknik   Produksi,   mempunyai   tanggung  jawab   untuk menangani mesin-mesin  yang digunakan dalam proses produksi di SKM.

8.      Direktorat Grafika

Direktorat Grafika membwahi tiga divisi yaitu :

      a.       Divisi Percetakan, mempunyai tugas untuk mencetak hal-hal yang khusus   yang   berhubungan   dengan   Gudang   Garam,   seperti mencetak  kertas untuk bungkus  rokok,  dan  kertas  untuk  pelapis luar rokok (khusus untuk produk SKM).

     b.   Divisi Percetakan Umum,  mempunyai tugas untuk  mencetak hal-hal yang umum, seperti kalender, spanduk, poster dan sebagainya.

      c.       Divisi   Penunjang,   mempunyai   tugas   dalam   hal   keperluan-keperluan  lain  yang  dapat  menunjang pembuatan  rokok,  seperti cat untuk pewarna bungkus rokok.

9.      Direktorat Pemasaran

Direktorat   Pemasaran   memiliki   tanggung   jawab  melaksanakan kegiatan  pemasaran  keluar  perusahaan, dan  membwahi  tiga  divisi 

yaitu:

      a.       Divisi   Promosi   dan   penjualan,   mempunyai  tugas   dalam   hal promosi dan penjualan rokok di selururh wilayah pemasaran.

      b.      Divisi    Riset    dan    Analisa    Pemasaran,    mempunyai    tugas mengadakan  penelitian  untuk menganalisis  dan  mencari  daerah atau   wilayah   yang  cocok   untuk   dijadikan   area   pemasaran produksi.

      c.       Divisi  Distribusi,  mempunyai  tugas  menyalurkan hasil  produksi dari perusahaan ke seluruh wilayah pemasaran.

10.  Direktorat Keuangan

Direktorat Keuangan membawahi dua divisi, yaitu

      a.   Divisi  Keuangan,  mempunyai  tugas  mengelola  dan mengatur administrasi    keuangan    perusahaan,     membina    administrasi keuangan,    serta    menyusun    pertanggungjawaban    keuangan periodik maupun tahunan.

      b.    Divisi    Akuntansi,    mempunyai    tugas    untuk    mencatat    dan mengarsipkan   laporan   keluar  masuknya   kas   perusahaan   dan menyelenggarakan akuntansi keuangan.
        
      Komunikasi Vertikal
      1. Komunikasi Vertikal Kebawah

Komunikasi ini menunjukan arus pesan yang mengalir dari para pimpinan PT. Gudang Garam Tbk. kepada para karyawan, komunikasi ini digunakan untuk menyampaikan pesan yang berkenaan dengan tugas dan pengawasan. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, mencegah terjadinya kekurangan informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Pimpinan atau Direksi akan terus bergelut dengan informasi, karena itu kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Pimpinan perusahaan tersebut harus memiliki informasi dari setiap unit dalam organisasi dan harus memperoleh informasi untuk semua unit, aliran informasi ini merupakan aktivitas yang berkesinambungan.Adapun jenis komunikasi yang dapat disampaikan dari pimpinan ke karyawan diantaranya :

(1).  Informasi tentang melaksanakan pekerjaan;

(2).  Informasi tentang dasar pemikiran sebuah pekerjaan;

(3).  Informasi tentang kebijakan perusahaan;

(4).  Informasi tentang kinerja karyawan.

2. Komunikasi Vertikal Keatas

Komunikasi keatas adalah pesan yang mengalir dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan, atau pesan yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi . Semua karyawan dalam perusahaan kecuali karyawan pada tingkat puncak melakukan komunikasi keatas,tujuannya untuk memberikan tanggapan mengenai kebjakan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini efek dari penyempurnaan moral dan sikap karyawan sehingga menciptakan kondisi komunikasi yang konduktif dalam menunjang kegiatan organisai. Kelancaran arus informasi yang mengalir dari bawah keatas sangat penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Jika komunikasi antara karyawan dan pimpinan terhambat atau mengalami distorsi maka akan berimbas kepada kondisi perusahaan menjadi tidak sehat dan ketidaknyamanan dalam pelaksanaan kewajiban baik di tingkat karyawan maupun di tingkat pimpinan itu sendiri. Adapun informasi yang seharusnya disampaikan dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan diantaranya adalah:

(1).  Informasi tentang rancangan pekerjaan;

(2).  Informasi tentang persoalan atau kendala dalam pekerjaan;

(3).  Informasi tentang saran yang membangun untuk perbaikan unit;

(4).  Informasi tentang keluhan dan perasaan mengenai pekerjaan karyawan.

     Dengan adanya sinergi komunikasi antara pemimpin dengan karyawan, akan bermanfaat bagi produktifitas karyawan dan organisasi karena hal-hal yang dapat menghambat menghambat laju organisasi dapat diminimalisir dan diatasi. Komunikasi kepada pimpinan/direksi sangat penting untuk membuat suatu keputusan, oleh karena itu agar komunikasi ini berjalan dengan lancar dan memberikan informasi seperti yang diharapkan diperlukan pemrograman secara khusus. Untuk menyusun program tersebut diperlukan pedoman atau prinsip yang harus dipahami diantaranya  :

(1).  Perencanaan;

(2).  Berlangsung secara berkesinambungan;

(3).  Menggunakan saluran rutin;

(4).  Mengutamakan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah;

(5).  Mendengarkan secara objektif;

(6).  Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah;

(7).  Menggunakan berbagai media dan metoda untuk meningkatkan aliran informasi.

       Komunikasi Horizontal

       Komunikasi Horizontal adalah pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan yang dilakukan antara berbagai pejabat yang memiliki kedudukan yang sama (Miftah, Thoha., 1986 : 108). Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan kerja dalam unit yang sama. Unit kerja disini meliputi Direktorat Teknik, Direktorat Pengolahan, Direktorat SKT, Direktorat SKM, Direktorat Produksi, Direktorat Grafika, Direktorat Pemasaran, Direktorat Keuangan, Direktorat SDM, dan Direktorat Teknologi Informasi yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan memiliki pimpinan yang sama. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi lainnya. Komunikasi Horizontal ini dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang keadaan dan fungsi organisasi. Tujuan komunikasi tersebut merupakan utuk koordinasi komunikasi yang berdimensi Horizontal baik itu secara tertulis maupun secara lisan. Bentuk komunikasi biasanya bersifat koordinatif dan merupan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sasaran komunikasi Horizontal bersifat saling menukar informasi atau pesan yang sangat penting dalam pemecahan masalah yang sedang dihadapi, guna menghindari penyelesaian masalah yang lambat. 

      Komunkasi Horizontal berlangsung secara harmonis dan teratur diantara sesama karyawan yang bekerjasama sebagai satu tim, diantara anggota dari kelompok kerja yang berbeda dengan ketergantungan pekerjaan, antara anggota departemen fungsional dan antara personalia dengan staf. Pola komunikasi Horizontal ini berkaitan erat dengan arus pekerjaan dalam perusahaan.  

Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk

 

Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK. sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network(WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. Memang memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chainmanagement). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcodingdigunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk. mengonsumsi 6070 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT. Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia. Jadi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, untuk meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk. Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back officedi PT. Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT.

 

Gudang Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namumkesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customerservice, lebih mendukung vertical industri spesifik (verticalindustry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujung- ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.